Home-Office: Einigung schafft Klarheit und dauerhafte Spielregeln!
Bislang gab es zu Home-Office bis auf wenige Ausnahmen keine eigenen Regelungen. Die nun zwischen Sozialpartnern und Regierung vereinbarten Grundsätze legen die Basis für faire Spielregeln, damit Home-Office als Ergänzung der Arbeitsorganisation nicht nur in Ausnahmesituationen, sondern auch dauerhaft funktioniert.
Aktuelle Umfragen zeigen, dass momentan sehr viele ArbeitnehmerInnen mit eigenen Arbeitsmitteln ohne adäquaten Arbeitsplatz zu Hause arbeiten. Das geht allenfalls vorübergehend in der Ausnahmesituation Pandemie. Es ist daher an der Zeit, Spielregeln für qualitativ gute Home-Office Regelungen zu setzen. Die Bestimmungen können in Kraft treten, sobald es eine vom Parlament beschlossene Sammelnovelle gibt.
Die wichtigsten Eckpunkte:
Freiwilligkeit, Schriftlichkeit. Rücktrittsrecht
Home-Office kann nur freiwillig vereinbart werden, wenn sich ArbeitnehmerIn und ArbeitgeberIn darauf einigen. Die Vereinbarung muss schriftlich erfolgen. Die Sozialpartner gehen davon aus, dass Freiwilligkeit nur dauerhaft gegeben sein kann, wenn es ein Rücktrittsrecht gibt. Gesetzlich wird daher eine Möglichkeit geschaffen werden, aus wichtigem Grund die Home-Office-Vereinbarung mit einmonatiger Frist zu kündigen. Ein solcher Grund kann zum Beispiel vorliegen, wenn sich die ArbeitnehmerIn Nachteile in der beruflichen Entwicklung sieht (z.B. durch mangelnden Kontakt mit KollegInnen oder Führungskräften, wenn der Platz in der Wohnung zu eng wird etc.). Die Sozialpartner werden eine Mustervereinbarung für die vertragliche Gestaltung der Home-Office-Vereinbarung zur Verfügung stellen.
Betriebsvereinbarung
Künftig wird es einen eigenen neuen Betriebsvereinbarungstatbestand für die Einführung und Regelung von Home-Office geben. Da sich in der Pandemiesituation gezeigt hat, dass es in Betrieben mit Betriebsvereinbarung bessere und transparentere Lösungen für alle gibt, bekommt diese Best-Practice-Lösung einen fixen Platz im Arbeitsverfassungsgesetz. Damit können wichtige Spielregeln wie z.B. „Wer kann Home-Office machen? In welchem Stundenausmaß? Welche Arbeitsmittel werden gestellt? Welcher Aufwandersatz gebührt?“ konkret vereinbart werden.
Arbeitsmittel und Aufwandersatz
Der Arbeitgeber stellt den Arbeitnehmerinnen grundsätzlich die Arbeitsmittel zur Verfügung. Wenn ArbeitnehmerInnen im Home-Office zustimmen, dort eigene Arbeitsmittel einzusetzen, besteht ein Anspruch auf Aufwandersatz. Bisher konnte davon aber vertraglich abgegangen werden – auch zu Lasten der ArbeitnehmerIn. Das Sozialpartnerpaket beinhaltet hier eine wichtige Verbesserung: Bei der Verwendung eigener digitaler Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Handy, Kosten der Datenverbindung) ist ein Kostenersatz in Zukunft unabdingbar. Eine angemessene Abgeltung muss daher geleistet werden und zum konkreten Arbeitsplatz passen. Das ist eine deutliche arbeitsrechtliche Verbesserung.
Wie bisher sollen und können Arbeitgeber aber auch einen Beitrag für weitere anfallende laufende Mehrkosten übernehmen (Strom, Heizung,). Diese Kosten können auch in Form einer Pauschale (z.B. durch Betriebsvereinbarung) ersetzt werden.
Steuer
Bislang waren Kosten nur eingeschränkt absetzbar. Digitale Arbeitsmittel wie Laptop, Handy oder Internet konnten eingeschränkt (betrieblicher Anteil) geltend gemacht werden. Sonstige Kosten nur über die sogenannte „Arbeitszimmer-Regelung“, die die Masse der Beschäftigten aber ausgeschlossen hat, weil sie ein Büro im Betrieb haben.
Die Sozialpartner haben sich daher frühzeitig für Verbesserungen stark gemacht und diese auch durchgesetzt. Die neuen Regeln bestehen aus zwei Elementen:
1) Zahlungen des Arbeitgebers für Kosten im Home-Office wie Pauschalabgeltungen für digitale Arbeitsmittel (siehe oben) oder freiwillige Zahlungen sind künftig im Rahmen einer Home-Office-Pauschale von 3 € pro Tag, maximal 300 € im Jahr, steuer- und SV-frei. Das ist eine erhebliche Verbesserung zum Status Quo, wo solche Zuschüsse steuerpflichtig sind und nicht der volle Betrag netto bei den Beschäftigten ankommt. Die Befreiung setzt klare Anreize für die Betriebe, ihrer Kostenverantwortung nachzukommen. Wo das Pauschale vom Arbeitgeber nicht ausgeschöpft wird, kann die Differenz in Zukunft als Werbungskosten geltend gemacht werden.
2) Belegmäßig nachgewiesene Kosten für ergonomisches Mobiliar wie z.B. der ergonomische Drehstuhl sind künftig über die gewöhnliche Nutzungsdauer mit bis zu 300 € pro Jahr absetzbar.
Die neuen Regelungen gelten in einem ersten Schritt für Zahlungen bzw. Anschaffungen in den Jahren 2021 bis 2023 und werden dann evaluiert. Für 2020 gelten grundsätzlich die alten Vorgaben. Damit die Kosten für 2020 angeschafftes Mobiliar nicht verfallen, können Teile des 300-€-Rahmens für 2021 ins Jahr 2020 vorgezogen werden. Die Belege also nicht wegwerfen.
Bestehende Regelungen wie die Absetzbarkeit der digitalen Arbeitsmittel (soweit sie das Home-Office-Pauschale übersteigen) bleiben unverändert.
Die steuerlichen Regelungen kommen vorerst bist 2023 befristet.
Arbeitsrecht, Arbeitnehmerschutz, Haftung
Alle Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes, Arbeitsruhegesetzes und die anwendbaren Bestimmungen des Arbeitnehmerschutzgesetzes gelten auch im Home-Office. Zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung bzw. Fragen der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes besteht eine Unterweisungspflicht der ArbeitgeberIn. Dazu wollen die Sozialpartner mit dem Arbeitsinspektorat Informationsmaterialien, die auch online zur Verfügung gestellt werden, entwickeln. Für die verpflichtende Arbeitsplatzevaluierung soll für Home-Office eine Musterevaluierung entwickelt werden. Bei Schäden an den Arbeitsmitteln im Home-Office sollen die Mäßigungsmöglichkeiten für Schadenersatz im Dienstnehmerhaftpflichtgesetz auf Angehörige der ArbeitnehmerIn ausgeweitet werden (z.B. kommt ein Kind dem Laptop zu nahe und leert einen Kakao darüber).
Unfallversicherungsschutz
Der Unfallversicherungsschutz im Home-Office wurde bislang restriktiv gehandhabt. Daher wurde heuer befristet bis 31.3.2021 der Arbeitsunfall in Home-Office besser geschützt. Diese Regelung geht nun ins Dauerrecht über. Das betrifft auch Wegunfälle vom Home-Office in die Arbeitsstätte, zu einem Arzttermin, Interessenvertretung oder wenn man die Kinder in den Kindergarten bringt und ins Home-Office zurückgeht. Nicht umfasst sein wird hingegen der Weg um sich aus dem Homeoffice Essen zu kaufen, z.B. in einem Supermarkt oder einer Abholstation.