Datenschutz
Deine Rechte bei Überwachung, Kommunikation und Einsatz von KI am Arbeitsplatz
Darf ein Unternehmen seine Beschäftigten überwachen? Was fällt an meinem Arbeitsplatz unter die Privatsphäre? Kann ich mich wehren, wenn mein Chef eine Videokamera installiert? Und wie wirkt sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) auf den Datenschutz am Arbeitsplatz aus? Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Kontrolle und Überwachung im Betrieb
Im Arbeitsalltag gibt es unterschiedliche Formen von Kontrolle – von Videoüberwachung, GPS-Ortung, Umfragen, Auswertungen bis hin zu Detektiven. Doch nicht alles ist erlaubt: Hier erfährst du, wo die Grenzen liegen und welche Rechte dich schützen.
Ob Telefonat, Kamera, Dokumentenbearbeitung, Internetrecherche, Buchung, Programmieren usw. es werden immer Daten über die Beschäftigten erfasst und können ausgewertet werden. Dadurch können Beschäftigte überwacht und übermäßig kontrolliert werden und es kann zum Ausspionieren ihrer Privatsphäre kommen.
Manchmal sind Datenerfassungen rechtlich erlaubt oder sogar nötig (zum Beispiel muss jeder Betrieb für die Datensicherheit sorgen und verwendet dafür umfassende Security-Programme), manchmal ist es verboten (zum Beispiel dürfen keine heimlichen Keylogger installiert werden und jeden Tastenanschlag protokollieren). Keinesfalls darf dabei die Privatsphäre der Arbeitnehmer:innen verletzt werden (beispielsweise indem berufliche sowie private Autofahrten minutengenau gespeichert werden).
Es ist ein Grundrecht jedes Menschen, dass die Privatsphäre geschützt wird, auch während der Arbeit.
Als Faustregel für den Beschäftigtendatenschutz sollte man sich folgende Fragen stellen:
- Gibt es eine gesetzliche Grundlage dafür, dass Beschäftigtendaten ausgewertet werden? Wenn ja:
- Wozu möchte der Arbeitgeber die Daten verwenden? Gibt es einen berechtigten Zweck, den der Arbeitgeber angeben kann? Wenn der vorhanden ist:
- Gibt es einen Betriebsvereinbarungs-Tatbestand dazu? Muss das also gemäß Arbeitsverfassungsgesetz in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden? (In Betrieben ohne Betriebsrat müsste eine Zustimmung jedes und jeder Betroffenen zur Datenverwendung vorliegen.) In der Betriebsvereinbarung ist festgehalten wie im Betrieb mit den Daten umgegangen wird und was erlaubt ist – und was nicht.
Grundsätzlich gilt: Alle Kontrollmaßnahmen, die die Menschenwürde berühren, dürfen nur eingesetzt werden, wenn Betriebsrat und Arbeitgeber darüber eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen haben. Die Menschenwürde zählt zu deinen Persönlichkeitsrechten. Egal ob als Privatperson oder als Arbeitnehmer:in. Wenn eine Überwachungsmaßnahme zu häufig, oder gar ununterbrochen stattfindet oder wenn sie zu sehr in deine Privatsphäre reicht, oder gar private Angelegenheiten ausspioniert werden, dann ist deine Menschenwürde berührt, oder gar verletzt.
Deine Privatsphäre ist zum Beispiel berührt bei permanenter Videoüberwachung, ständiger GPS-Ortung im Außendienst oder bei elektronischen Geräten und Software, die ununterbrochen die Arbeitsleistung aufzeichnen. Persönlichkeitsrechte und Datenschutz gelten natürlich auch im Homeoffice und bei Telearbeit.
Ohne Betriebsvereinbarung sind solche Formen von Überwachung rechtswidrig. In Betrieben ohne Betriebsrat muss bei solchen Kontrollmaßnahmen jede:r einzelne Arbeitnehmer:in um ihre Zustimmung gefragt werden! Die Zustimmung muss schriftlich erfolgen und kann jederzeit widerrufen werden.
Achtung: Es gibt Ausnahmen von der Betriebsvereinbarungs-Pflicht: sogenannte „Ad-hoc-Kontrollen“, die keine generelle Maßnahme sind, sondern nur einmalig stattfinden, zum Beispiel bei einem konkreten Verdacht auf Diebstahl.
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Alles, was die Menschenwürde verletzt, ist verboten! Zum Beispiel Videoüberwachung auf der Toilette oder in Umkleidekabinen. Videoüberwachung, die lückenlos jede deiner Tätigkeiten aufzeichnet oder gar unverschlüsselt ins Netz stellt, ist auch verboten.
Videoüberwachung kann in manchen Fällen zu deinem Schutz dienen. Dann muss es aber eine Betriebsvereinbarung geben.
Deine Arbeitgeberin braucht Daten zu deiner Identität und zu deiner beruflichen Qualifikation. Dazu gehören Adresse, Sozialversicherungsnummer und auch Zeugnisse die deine berufliche Qualifikation beweisen. Auch eine Ausweiskopie darf sie verlangen.
Bei Bewerbungsgesprächen oder in Personalfragebögen wird manchmal nach Religionsbekenntnis, Mitgliedschaft bei Vereinen oder politischer Einstellung gefragt. Dazu musst du keine Auskunft geben, das ist deine Privatsache und hat nichts mit deiner Arbeit zu tun!
Ausnahmen kann es geben, wenn du zum Beispiel bei einer politischen Partei oder einer kirchlichen Einrichtung arbeitest. Diskriminierung wegen deiner Religion oder deiner Weltanschauung sind allerdings verboten!
Grundsätzlich nicht, da dies eine zu engmaschige Standort-Überwachung wäre.
Wird dein Dienstwagen und damit dein Aufenthaltsort ständig überwacht, stellt das einen Eingriff in deine Privatsphäre dar. Für die berufliche Tätigkeit ist vorgeschrieben, dass ein Fahrtenbuch geführt wird und die Dauer der Termine und Fahrtstrecken aufgezeichnet werden. Eine lückenlose Kontrolle durch GPS oder Mobiltelefon mit Lokalisierungsfunktion würde deine Menschenwürde berühren.
Das Argument, dass du damit im Notfall leichter zu erreichen wärst, wirkt nur begrenzt, denn in einem solchen Fall haben neuere Fahrzeuge ohnehin eine Lokalisierung für den Rettungsdienst, den sogenannten „E-Call“ eingebaut – und es wird wichtiger sein, dass dich nach einem schweren Unfall die Rettung findet und nicht der Arbeitgeber.
In Ausnahmefällen kann es allerdings wichtig sein, dass jederzeit bekannt ist, welches Fahrzeug sich an welchem Standort befindet (z.B. Blaulichtorganisationen) und dann wäre das Tracking zweckmäßig.
Mehr zum Thema Dienstreisen erfährst du auch HIER
Immer öfter versuchen Arbeitgeber, ihren Beschäftigten Fehlverhalten im Krankenstand nachzuweisen, im Extremfall sogar mittels eigens engagierter Detektive. So etwas zeugt von einem gestörten Vertrauensverhältnis! Was tatsächlich Fehlverhalten im Krankenstand ist, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Du musst dich während eines Krankenstands so verhalten, dass deine Arbeitsfähigkeit möglichst rasch wiederhergestellt wird. Beispielsweise ist es nicht verboten, sich mit einer Depressionserkrankung am Meer aufzuhalten. Du musst den Anweisungen des Arztes oder der Ärztin folgen. Wenn du erkrankt bist, solltest du dich jedenfalls unverzüglich am Arbeitsplatz melden!
Dein Chef kann eine Krankenstandsbestätigung von dem Arzt beziehungsweise der Ärztin fordern und wenn er besonders misstrauisch ist, eine Sonderkontrolle durch die Gebietskrankenkasse beantragen.
Mehr zum Thema Krankenstand findest du HIER
Ja. Laut Datenschutzgrundverordnung müssen Personen, deren personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und dazu zählt auch eine Überwachung des Arbeitsverhaltens, darüber informiert werden, wer zu welchem Zweck welche personenbezogenen Daten von ihnen erfasst. Das schreibt die Datenschutzgrundverordnung vor mit dem sogenannten Transparenzgebot und der Informationspflicht des Verantwortlichen.
Jede:r Arbeitnehmer:in hat ein Recht auf Auskunft: sowohl über die von ihm:ihr vorhandenen konkreten Daten sowie auch über deren Herkunft, wer Zugriff darauf hat, über Verknüpfungen mit anderen Daten etc. Unrichtige oder rechtswidrig verarbeitete Daten muss der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin richtigstellen bzw. löschen. Auch der Betriebsrat muss muss darüber informiert werden, welche Arten von personenbezogenen Daten aufgezeichnet und verarbeitet werden.
Dein Ansprechpartner im Betrieb ist in solchen Fällen in erster Linie der Betriebsrat.
Die Mitglieder des Betriebsrats haben nicht nur ein Einsichts- und Kontrollrecht, sondern auch (meistens) die Pflicht Betriebsvereinbarungen abzuschließen – eine zentrale Funktion, wenn es um Überwachung im Betrieb geht!
Für Rechtsberatung und Hilfe zur Rechtsdurchsetzung steht dir auch deine Gewerkschaft GPA zur Verfügung!
Alle Kontakte findest du HIER
Überwachung von E-Mails und Telefonaten
Kommunikation gehört zum Job – aber sie bleibt nicht grenzenlos einsehbar. Ob E-Mails, Telefonate oder Chats: Auch im Betrieb gilt der Schutz deiner persönlichen Kommunikation.
Grundsätzlich nicht, da das Briefgeheimnis gilt.
Geht es sich jedoch um wichtige berufliche Inhalte, die dringend (z.B. während der plötzlichen Abwesenheit der Arbeitnehmer:in) zu erledigen sind, hat der Arbeitgeber:in das Recht, diese zu lesen.
Nein. Weder die Kollegin aus der IT-Abteilung, noch dein Arbeitgeber, noch deine Freundin dürfen private E-Mails lesen oder gar deren Inhalte weitergeben. Dabei ist es irrelevant, ob die private Nutzung von E-Mail und Internet erlaubt ist oder nicht. Das ist schlicht und einfach PRIVAT!
Auch der Zugriff auf den Inhalt dienstlicher Mails ist in der Regel ohne vorherige Ankündigung unzulässig.
Telefongespräche genauso wie Chats, egal ob privat oder dienstlich, dürfen nicht heimlich abgehört werden. Auch beim dienstlichen Gespräch gibt es eine persönliche Ebene. Und auch der oder die Gesprächspartner:in eines dienstlichen Gesprächs muss davon ausgehen können, dass ein klassisches Telefonat nur zwischen zwei Teilnehmer:innen stattfindet.
Wir empfehlen Regelungen zu treffen, wie häufig solches „Aufschalten“ stattfinden darf, dass vorher immer gefragt werden muss, dass es gekennzeichnet werden muss, dass das nur zu bestimmten Zwecken verwendet werden darf (zum Beispiel Schulung, Klärung eines Rechtsstreits).
Grundsätzlich nicht, aber es kann Ausnahmen geben.
Wenn beispielsweise von Gesetzes wegen belegt werden muss, dass Kund:innen korrekt Auskunft erhalten haben, können die entsprechenden Gespräche gespeichert werden und im Falle einer Beschwerde als Beweismittel herangezogen werden. Wichtig dabei wäre, dass die Aufzeichnungen nur für tatsächlich erfolgte Beschwerdefälle ausgewertet werden – und nicht für etwas anderes wie beispielsweise eine Stimmungsanalyse.
Das kommt darauf an, was der Chef sehen möchte und darauf, was in der Betriebsvereinbarung steht. Wenn du der Kontrolle allerdings nicht ausdrücklich zustimmst, ist das nicht gestattet.
Achtung: Unter bestimmten Voraussetzungen darf dein Chef Einblick in dein Diensthandy oder deinen Dienstlaptop nehmen - beispielsweise, wenn er dich unerwartet vertreten muss und die dafür notwendigen Unterlagen nur auf deinem Dienstlaptop auffindbar sind und dazu eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen wurde. Deine private Kommunikation ist aber geschützt, die darf der Chef nicht lesen.
Flächendeckende Handykontrollen ohne triftigen Grund und ohne Zustimmung sind aber unzulässig. So etwas bräuchte die Zustimmung der einzelnen Beschäftigten oder des Betriebsrats. Dabei ist es egal, ob jemand direkt auf dein Handy schauen möchte oder die Logfiles ausgewertet werden.
Wenn es in deinem Betrieb verboten ist, dass du dein Diensthandy privat nutzt, darf der oder die Chef kontrollieren, ob du dich daran hältst. Allerdings nicht ununterbrochen – zum Beispiel durch einen Keylogger – und bis ins kleinste Detail – zum Beispiel deine Urlaubsfotos sind tabu. Für Kontrollen seitens der Vorgesetzten braucht es eine Betriebsvereinbarung, die das gut regelt.
Ja du darfst – in Maßen. Die Privatnutzung darf nicht – und kann auch gar nicht – gänzlich verboten werden. Wenn du beispielsweise deine Ärztin anrufen musst oder du von einer Lehrerin deiner Tochter überraschend angerufen wirst, hat dein Arbeitgeber nicht das Recht, das zu verbieten. Kurze, wichtige Telefonate sind zulässig. Wenn du den ganzen Tag in der Arbeit verbringst, dann kann es notwendig sein, dass du einen Behördentermin während der Arbeitszeit vereinbarst oder dein Kind fragen willst, ob es schon aus der Schule zurück ist.
Das ist verboten. Die EU hat bestimmt, dass an Arbeitsplätze (und in Bildungseinrichtungen) die Emotionen von Menschen nicht mit KI analysiert werden dürfen.
Künstliche Intelligenz (KI) und Datenschutz
KI wird auch im Arbeitsalltag immer häufiger eingesetzt. Doch wenn Maschinen Entscheidungen treffen oder Daten auswerten, stellt sich die Frage: Welche Regeln gelten – und wie bleibt dein Datenschutz gewahrt?
Prinzipiell entscheidet der Arbeitgeber mit welcher Software im Betrieb gearbeitet wird.
Soll eine KI eingesetzt werden, muss sich der Arbeitgeber aber an bestimmte Regeln halten. Es muss umfassend informiert werden welche Daten, wozu verwendet werden, es muss eine Schulung stattfinden, es muss gekennzeichnet werden, es sollten Haftungsfragen geklärt sein usw. Um KI als gesetzeskonform einsetzen zu können, wird es sinnvoll sein bestimmte Dinge in einer Betriebsvereinbarung zu regeln.
Das kommt darauf an, zu welchem Zweck die KI eingesetzt wird. Erfahrungsgemäß wird die Antwort in 90 Prozent der Fälle „ja“ lauten. Man muss Informationen dazu einholen, wozu die KI eingesetzt wird und kann dann feststellen, ob dazu eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden muss.
Wenn ein System eingeführt wird, das so ein Potential hat – egal ob der Arbeitgeber die Überwachung wirklich durchführt –, ist das jedenfalls nicht ohne Zustimmung des Betriebsrats möglich.
Ein Beispiel wäre eine KI, die analysiert, wie lange ich ein bestimmtes E-Mail geöffnet habe, um daraus abzuleiten, wie produktiv ich an diesem Arbeitstag war. Oder eine KI, die analysiert, mit welchen Personen im Unternehmen ich relativ viel Kontakt habe und mit welchen nicht. So ein Tool darf ohne Zustimmung des Betriebsrats im Betrieb nicht benutzt werden.
Dann muss jede:r Mitarbeiter:in der Einführung von so einem System einzeln zustimmen. Wenn also mein Arbeitgeber meine E-Mails auswerten möchte, braucht er dann auch meine persönliche Zustimmung.
Da ist das Recht auf eine menschliche Letztentscheidung zentral. Wenn es um wesentliche Fragen geht, muss ich darauf vertrauen können, dass solche Entscheidungen am Ende durch einen Menschen getroffen werden. Es darf keine KI darüber entscheiden, ob ich den Job oder die Gehaltserhöhung bekomme oder nicht. Oder unter welchen Kollektivvertrag ich falle.
Der AI Act, die KI-Verordnung der EU ergänzt diese Rechte, etwa um ein Recht auf Erläuterung. Wenn eine KI eingesetzt wird und meine Daten von dieser KI genutzt werden, kann ich verlangen, dass die Funktionsweise der KI und die entsprechende Verwertung meine Daten transparent gemacht werden.
Wenn das in systematisierter Weise passiert, ist das nur mit einer Betriebsvereinbarung zulässig. Wenn der Vorgesetzte im Büro gelegentlich vorbeigeht und schaut, ob ich KI nutze, darf er das auf eine wenig invasive Weise tun. Er darf aber nicht den ganzen Tag hinter meinem Arbeitsplatz stehen und schauen, wie ich meine Arbeit erbringe.
Sollte der Arbeitgeber ein System installieren lassen, das analysiert, wie viele Minuten die Mitarbeiter:innen mit der Unternehmens-KI verbringen, braucht es unbedingt eine Betriebsvereinbarung. Auch wenn erhoben werden soll, welche Fragen dort eingegeben werden.
Ab 2. August 2026 müssen jene Produkte von KI gekennzeichnet werden, die „täuschend echt“ sind, also beispielsweise Chatbots, die eine echte Stimme von jemanden aus dem Betrieb nachahmen, Fotos und Videos die sogenannte „Deep-Fakes“ sein können und Ähnliches.
Wenn im Betrieb jemand das KI-Ergebnis, also den Text, das Bild, die Musik, ansieht, allenfalls korrigiert und freigibt, verlangt das Gesetz keine eigene Kennzeichnung.