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Dienstreisen ABC

Unser "Dienstreisen ABC" bietet ein Online-Nachschlageservice zu allen relevanten Begriffen rund um das Thema Dienstreisen an. Jeder Eintrag wird verständlich erklärt und mit weiterführenden Hilfestellungen sowie nützlichen Links ergänzt, sodass Interessierte jederzeit gezielt Informationen finden können. Das Dienstreisen ABC wird ständig weiterentwickelt und mit neuen Begriffen ausgebaut. 

Ein All-in Vertrag legt fest, dass mit einer Pauschale alle Mehr- und Überstunden abgegolten sind. Auch Zulagen, Prämien, Spesen, Diäten und selbst Aufwandsentschädigungen (Kilometergeld) können im All-In Vertrag enthalten sein.

All-In-Verträge können sinnvoll sein. Vor allem, wenn du eine Führungskraft bist oder du deine Arbeitszeiten weitgehend selbständig gestalten kannst.

Ein All-In-Vertrag kann auch zur Überstunden-Falle werden. Wichtig ist deshalb die jährliche Deckungsprüfung: Sie zeigt, ob dein Gehalt die tatsächlich geleisteten Überstunden wirklich abdeckt. Seit 1.1.2016 muss außerdem das Grundgehalt im Vertrag ausgewiesen sein. Wenn du mehr arbeitest, als durch den Vertrag gedeckt ist, muss nachgezahlt werden.

Deshalb hat die Gewerkschaft GPA gemeinsam mit der Interessengemeinschaft Professional den All-In Rechner entwickelt: Mit wenigen Eingaben bekommst du einen Überblick, ob dein All-In Gehalt in einem angemessenen Verhältnis zur tatsächlich geleisteten Arbeitszeit steht. Der Rechner ist online unter: www.allinrechner.at

Das Arbeitsrecht bildet einen zentralen Pfeiler des beruflichen Alltags und schützt Rechte als Arbeitnehmer:in vor Herausforderungen wie Kündigungen, ungerechten Verträgen oder Streitigkeiten am Arbeitsplatz. Es umfasst Bereiche wie Arbeitsverträge, Lohnansprüche, Arbeitszeiten und Arbeitsschutz, die durch Gesetze und Kollektivverträge geregelt sind. Häufige Schwierigkeiten entstehen durch Konflikte mit Arbeitgebern, z. B. bei Abmahnungen oder unklaren Bedingungen, wo schnelles Handeln entscheidend ist.

Zu den gängigen Herausforderungen zählen Kündigungsschutz, der besonders in betriebsbedingten Fällen Abfindungen oder Sozialpläne ermöglichen kann, sowie Fragen zu Überstunden, Urlaubsansprüchen oder Mutterschutz. Viele stoßen auf Unsicherheiten im Arbeitsrechtsdschungel, etwa bei Diskriminierung, Datenschutz oder Telearbeit-Regelungen. Der Betriebsrat spielt hier eine Schlüsselrolle, da er die Einhaltung von Vorschriften prüft und vermittelt.

Als GPA-Mitglied stehen starke Verbündete zur Verfügung: Der Betriebsrat oder die GPA selbst bieten kostenlose Beratung, Vertretung vor Gericht oder Zugriff auf Sammlungen mit über 400 Normen. Plattformen des ÖGB-Verlags liefern praxisnahe Infos zu Arbeits- und Sozialrecht in Österreich. Frühzeitiges Handeln sichert Rechte und vermeidet Eskalationen.

Bei Dienstreisen ins Ausland steht den Arbeitnehmer:innen für die Verpflegung ein Tagesgeld zu. Die Höhe des Tagesgeldes hängt von der Dauer der Dienstreise und vom Ort (Staat) ab.

Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmer:innen ein Mindestmaß der entstandenen Reisekosten für Dienstreisen ersetzen sowie Tages- und Nächtigungsgelder bezahlen.

Belege sind ein essenzieller Bestandteil von Reiseabrechnungen. Sie bilden die Grundlage für die Rückerstattung von Auslagen durch den Arbeitgeber. Hier sind einige wichtige Punkte:

  1. Aufbewahrungspflicht. Grundsätzlich sind Belege sieben Jahre aufzubewahren. Darunter fallen etwa Hotelrechnungen, Restaurantquittungen, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, Parkscheine und andere Ausgaben.
  2. Korrektheit der Belege. Ein Beleg sollte den Namen des Anbieters, die Firmenanschrift des Unternehmens, das Datum, die genaue Beschreibung der Leistung und den gezahlten Betrag enthalten. Bei Restaurantrechnungen sind oft auch die Angaben der Teilnehmer:innen erforderlich.
  3. Digitalisierung: Viele Unternehmen erlauben mittlerweile die Einreichung von digitalen Belegen. Digitalisierte Belege erfüllen die Aufbewahrungspflicht, wenn sie den Originalen entsprechen und manipulationssicher archiviert werden.
  4. Firmenrichtlinien beachten: Informiere dich über die Richtlinien deines Arbeitgebers. Manche Unternehmen haben spezifische Vorgaben, welche Arten von Ausgaben erstattungsfähig sind und welche nicht (z. B. Limits für Mahlzeiten oder bestimmte Hotelkategorien).
  5. Fremdwährungen: Bei Belegen in einer Fremdwährung ist es hilfreich, den Umrechnungskurs zu dokumentieren.
  6. Reisekosten-Tools nutzen: Viele Firmen verwenden digitale Tools, um die Reiseabrechnung für den/die Arbeitnehmer/in zu vereinfachen.

Wer mobil arbeitet, ist besonderen Risiken ausgesetzt. Unterwegs sind Geräte und Daten leichter angreifbar, unsichere Netzwerke können mitgelesen werden. Umso wichtiger ist ein bewusster und verantwortungsvoller Umgang mit Daten sowie die Nutzung sicherer Verbindungen – vor allem außerhalb des betrieblichen Netzwerks.

Gute IT-Sicherheit entsteht nicht zufällig. Sie braucht transparente Strukturen, verständliche Prozesse und klare Verantwortlichkeiten – zum Beispiel durch verbindliche Regelungen und technische Rahmenwerke wie Mobile-Device-Management. Betriebsräte und Beschäftigte müssen frühzeitig informiert und aktiv eingebunden werden, wenn neue digitale Systeme oder Arbeitsmittel eingeführt werden. Veränderungen dürfen nicht „nebenbei“ passieren: Beschäftigte haben ein Recht auf klare Informationen über Datenflüsse, Datenschutz und Auswirkungen auf ihre Arbeit – und auf praxisnahe Schulungen, die Sicherheit im Alltag wirklich unterstützen.

Verschlüsselung, sichere Zugangsdaten und regelmäßig aktualisierte Systeme sind grundlegende Voraussetzungen für digitale Sicherheit. Berufliches und Privates müssen klar getrennt bleiben. Sicherheitsvorfälle dürfen nicht tabuisiert werden – sie müssen einfach und ohne Angst gemeldet werden können, damit gemeinsam Lösungen gefunden werden können.

Der Arbeit & Technik-Blog der Gewerkschaft GPA stellt viele Artikel zu diversen Themen rund um Digitalisierung und Datenschutz bereit.
Weitere GPA-Informationen und nützliche Broschüren sind hier zu finden.

Folgende Möglichkeiten bestehen für die Fahrzeugnutzung im Außendienst, bitte dabei die firmeninternen Regelungen beachten:

  • Privatfahrzeugnutzung auf Basis des KM-Geldes (weitere Infos unter Punkt 3)
  • Poolfahrzeuge oder Leihwagen (firmeninterne Anweisungen/Richtlinien beachten)
  • Bei einem personalisierten Dienstwagen mit Privatnutzungsrecht entsteht in Österreich eine Sachbezugspflicht. Der daraus resultierende geldwerte Vorteil ist zu versteuern, wobei sich die Höhe insbesondere nach dem CO₂-Ausstoß des Fahrzeugs richtet.

BMF: https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/arbeitnehmerveranlagung/pendlerfoerderung-das-pendlerpauschale/sachbezug-kraftfahrzeug.html

Welche (sicherheitsrelevante) Ausstattung ein Dienstwagen umfasst und welche Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden – etwa für Maut, Parkgebühren, Reparaturen oder die Nutzung einer Tankkarte – kann sehr unterschiedlich geregelt sein. Daher stellt die IG External eine Checkliste zu allen wichtigen Aspekten rund um den Dienstwagen zur Verfügung.

Bei Auslandsdienstreisen trifft den Arbeitgeber eine besondere Fürsorgepflicht. Er muss Gefahren im Vorfeld prüfen, geeignete Schutzmaßnahmen setzen und auf Reisewarnungen, Gesundheitsrisiken und sichere Arbeitsbedingungen achten. Reisezeiten, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten sind dabei ebenso einzuhalten wie eine klare Regelung zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit. Zudem dürfen Auslandsreisen nicht dazu führen, dass Beschäftigte wegen Geschlechts, Betreuungspflichten oder anderer persönlicher Merkmale benachteiligt werden. Frauen können auf Reisen zusätzlichen Belastungen und Risiken ausgesetzt sein; darauf ist bei Planung, Organisation und Unterstützung besonders Rücksicht zu nehmen.

Die WHO gibt Reiseimpfempfehlungen aus, die aber auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden sollten. Bestimmte Impfungen können bei Ein- und Ausreise vorgeschrieben werden. Es ist erforderlich, sich frühzeitig beraten zu lassen, am besten vier bis sechs Wochen vor Reiseantritt, damit der Impfschutz sichergestellt werden kann.

Wenn du deinen privaten PKW für Dienstfahrten oder auf Dienstreise nutzt, kann dir Kilometergeld zustehen – allerdings nur, wenn das durch Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag vorgesehen ist. Die Fahrten sollten durch ein Fahrtenbuch oder vergleichbare Nachweise dokumentiert werden. Zahlt der Arbeitgeber kein oder weniger als das amtliche Kilometergeld, kann die Differenz in der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg ist davon getrennt zu behandeln.

Für Fahrten mit dem privaten PKW gelten andere Regelungen als für Dienstwagen oder Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Entscheidend ist jeweils, welche Kosten tatsächlich anfallen, welche davon vom Arbeitgeber zu ersetzen sind und welche im jeweiligen Kollektivvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag geregelt werden.

Der amtliche Höchstsatz beträgt für 2026 0,50 €/km für PKW, davor gab es ein jahrelanges Ringen um eine Erhöhung. Die IG External startete deshalb im Jahr 2023 eine entsprechende Petition, die online von mehr als 13.000 Betroffenen unterschrieben wurde. Insgesamt wurden mehr als 14.500 Unterschriften gesammelt.

Wenn du unsere Arbeit unterstützen möchtest, kannst du hier kostenloses Mitglied der IG External werden.

Mehr zum Thema Erhöhung des amtlichen Kilometergeldes findest du hier:

Von Kälte in Nordeuropa bis Hitze, Feuchtigkeit oder Trockenheit in anderen Weltregionen – klimatische Bedingungen wirken sich direkt auf Gesundheit, Sicherheit und Leistungsfähigkeit aus und machen den Arbeitsalltag oft deutlich anspruchsvoller.

Aus gewerkschaftlicher Sicht braucht es dafür klare Schutzmaßnahmen: faire Arbeitszeiten, ausreichende Erholungsphasen, gesundheitliche Vorsorge, Schulungen sowie eine passende Ausstattung – von geeigneter Kleidung bis zu klimatisierten Fahrzeugen und umfassendem Versicherungsschutz.

Mit der Klimakrise nehmen extreme Wetterlagen weiter zu. Umso wichtiger ist es, internationale Einsätze verantwortungsvoll zu gestalten. Sichere, faire Arbeitsbedingungen sind nicht nur Gesundheitsschutz – sie sind Ausdruck von Wertschätzung gegenüber jenen, die Unternehmen weltweit vertreten.

Warum ist ein Kollektivvertrag wichtig?

Kollektivverträge sorgen für höhere Gehälter und faire Arbeitsbedingungen. In Österreich gibt es keine gesetzlichen Lohn- und Gehaltserhöhungen. Das gilt auch für das Urlaubs- und Weihnachtsgeld. All das setzen die Gewerkschaften in den jährlichen Kollektivvertragsverhandlungen durch.

Was regelt der Kollektivvertrag?

Der Kollektivvertrag – den gewerkschaftlich organisierte Betriebsrät:innen verhandeln – regelt viele Ansprüche, die nicht in Gesetzen stehen oder über gesetzliche Bestimmungen hinausgehen.

Neben der Erhöhung des Gehaltsvolumens und den Mindestgehältern sind das beispielsweise:

  • 38,5 Stunden Wochenarbeitszeit (gesetzlich: 40 Stunden)
  • Einstufung im Gehaltsschema abhängig von Tätigkeiten, Qualifikation und Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Aufwandsentschädigungen und Zulagen für Rufbereitschaft

Gewerkschaft GPA: Kollektivverträge Online (KV-System)

Bei beruflichen Auslandsreisen sollte man sich hinsichtlich möglicher Gefahrenlagen gut vorbereiten. Generell wird eine Auslandsregistrierung vor jeder Reise ins Ausland beim BMEIA empfohlen:

BMEIA: https://auslandsregistrierung.bmeia.gv.at/

Zum einen stehen gegebenenfalls firmeninterne Reisestellen sowie entsprechende Empfehlungen zur Verfügung, zum anderen sollte man sich im Vorfeld auch bei einschlägigen Stellen informieren. Auskunft über die jeweilige Sicherheitsstufe und Reiseempfehlungen für verschiedene Länder erhält man beim Außenministerium sowie beim ÖAMTC und ARBÖ. Dort findet man auch hilfreiche Tipps und Informationen zu den Botschaften vor Ort.

Bei Reisen in fremde Länder, in denen Kultur und Mentalität eine wichtige Rolle für das Sicherheitsgefühl spielen, sollten vorab interkulturelle Trainings oder Schulungen zu den üblichen Umgangsformen absolviert werden, ein Beispiel wäre https://crossculture-trainings.de/.

Es ist zudem darauf zu achten, dass entsprechende Versicherungen (Unfall- und Krankenversicherung) bestehen und deren Gültigkeit in den jeweiligen Ländern gewährleistet ist.

Kriminalität auf Geschäftsreisen, wie Raub, Diebstahl oder Betrug, stellt ein wachsendes Risiko dar. Unternehmen sind im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht gefordert, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, während Reisende im Bedarfsfall lokale Behörden in Anspruch nehmen sollten. Wichtige Präventionsmaßnahmen sind eine sorgfältige Reiseplanung, umfassende Dokumentation, Sicherheitsbriefings sowie die klare Trennung von geschäftlichen und privaten Aktivitäten. Gegebenenfalls sollten auch entsprechende Schulungen wahrgenommen werden.

Die Mitarbeiter:innenzufriedenheit bei Dienstreisen steht und fällt mit guter Organisation, ausreichender Unterstützung und einem fairen Umgang mit Reisebelastungen.

Internationale Dienstreisen beeinflussen die Mitarbeiter:innenzufriedenheit sowohl positiv als auch negativ. Sie können Entwicklungschancen, Abwechslung und mehr Eigenverantwortung bieten, gehen aber häufig mit zusätzlicher Belastung einher.

Vor allem organisatorischer Aufwand, Zeitdruck und lange Reisezeiten führen zu Arbeitsverdichtung und eingeschränkter Planbarkeit. Auch Work-Life-Balance, Erholung und soziale Kontakte werden dadurch beeinträchtigt.

Die Zufriedenheit hängt stark von der betrieblichen Unterstützung ab – etwa durch gute Reiseorganisation, faire Anerkennung des Aufwands und Mitbestimmung bei der Planung. Fehlt diese, sinkt das Gefühl von Fairness und Wertschätzung.

In Österreich gilt auf Autobahnen und Schnellstraßen für Fahrzeuge bis 3,5 t (Pkw, Motorräder) eine Vignettenpflicht – für spezielle Brücken/Tunnel kann auch eine Sonderstreckenmaut anfallen. Digitale Vignetten sind online bei der ASFINAG erhältlich. 

Erfolgt eine Dienstreise in ein anderes Land, ist es empfehlenswert, sich vorab über die dortigen Gebühren zu informieren. In vielen Fällen kann eine Maut im Voraus online beglichen werden.

Österreichische Staatsbürger:innen brauchen grundsätzlich zur Ausreise bzw. zur Einreise einen gültigen Reisepass, bzw. Personalausweis innerhalb der Europäischen Union bzw. Ländern des Schengen-Raums.

Beachte dabei: Der Führerschein oder ein Identitätsausweis sind keine gültigen Reisedokumente für Auslandsreisen!

Ein österreichischer Reisepass ist zehn Jahre gültig. Die Gültigkeit bei der Einreise hängt vom Zielland ab.

oesterreich.gv.at:

Der österreichische Personalausweis ist ein amtlicher Lichtbildausweis im handlichen Scheck- kartenformat, der auch als Reisedokument innerhalb der EU bzw. im Schengen-Raum gilt und für zehn Jahre gültig ist.

Aktive Reisezeit: Zeit im beruflichen Außendienst, in der Arbeitnehmer:innen ein Fahrzeug lenken oder dienstliche Aufgaben erledigen; sie gilt als volle Arbeitszeit und ist entsprechend zu entlohnen.

Passive Reisezeit: Zeit während einer Dienstreise, in der keine aktive Arbeitsleistung (z. B. das Lenken eines Fahrzeugs oder Arbeiten am Laptop) erbracht wird, etwa als Beifahrer:in oder während der Fahrt mit Zug oder Flugzeug.

Passive Reisezeit gilt grundsätzlich als Arbeitszeit, kann jedoch auf Basis eines Kollektivvertrags oder einer individuellen Vereinbarung geringer entlohnt werden als aktive Arbeitszeit. Zudem kann durch passive Reisezeit die tägliche Arbeitszeit von zwölf Stunden sowie die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 60 Stunden überschritten werden.

Es wird empfohlen, die konkrete Vergütung von Reisezeiten im Arbeitsvertrag, in einer allfälligen Betriebsvereinbarung oder im Kollektivvertrag zu prüfen.

Siehe dazu auch Informationen der Gewerkschaft GPA sowie der Arbeiterkammer.

Dienstreisen führen oft zu hohem Zeitdruck und beeinträchtigen die Work-Life-Balance. Arbeitgeber müssen diese Belastungen aktiv begrenzen.

Internationale Dienstreisen verdichten die Arbeit und erhöhen den Zeitdruck deutlich. Lange Reisezeiten, Zeitverschiebungen und parallele Aufgaben führen oft zu sehr langen Arbeitstagen und erschweren die Planbarkeit.

Die Folgen sind spürbar: Arbeit und Privatleben vermischen sich, Erholungszeiten verkürzen sich und soziale Belastungen nehmen zu. Häufig fehlt ausreichende Regeneration, was Stress und gesundheitliche Risiken erhöht.

Arbeitgeber sind verpflichtet, Höchstarbeits- und Ruhezeiten einzuhalten, Reisebelastungen zu berücksichtigen sowie psychosoziale Belastungen zu evaluieren und zu reduzieren.

Wenn du Fragen hast, melde dich bei uns!
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